XPS: Định dạng tài liệu điện tử mới

Đây là định dạng tài liệu do Microsoft phát triển, tương tự như PDF và cũng nhằm cạnh tranh với PDF của Adobe. Cuộc chiến chỉ mới bắt đầu và chưa phân thắng bại, nhưng trước mắt, người ta nhận thấy rằng file XPS dễ tạo hơn và cũng dễ mở hơn, các tiện ích phục vụ cho định dạng này đều có sẵn trong Windows Vista. Từ khi Windows Vista và bộ MS Office 2007 ra mắt, người ta bắt đầu nghe về định dạng file XPS (XML Paper Specification) - dạng tài liệu mới đang được Microsoft phát triển cùng với Microsoft Silverlight, tương tự như PDF (Portable Document Format). Vậy XPS được tạo ra như thế nào, chương trình nào có thể đọc được định dạng này và ưu điểm của nó là gì, so với các dạng tài liệu hiện nay? Với định dạng XPS, bạn có thể đóng gói nội dung của một tài liệu thông thường thành một dạng chuẩn có thể chia sẻ hay xuất bản một cách nhanh chóng bởi dung lượng nhỏ, chất lượng tốt và không ai có thể chỉnh sửa được file gốc này một khi đã được xuất bản. Đây hứa hẹn sẽ là đối thủ đáng gờm của Adobe PDF.

Cách tạo một tài liệu XPS
1. Tạo bằng máy in ảo Microsoft XPS Document Writer: Với Windows XP, nếu máy bạn được cài Microsoft .NET 3.0 thì máy in ảo Microsoft XPS Document Writer cũng được cài vào hệ thống. Để sử dụng nó, từ một tài liệu (Word chẳng hạn) bạn chỉ cần bấm File > Print, chọn máy in Microsoft XPS Document Writer, chọn nơi lưu file, đặt tên và bấm Save. Với Windows Vista bạn cũng làm tương tự như vậy.
2. Tạo tài liệu XPS trong bộ Microsoft Office 2007: Trước tiên, bạn hãy download và cài đặt add-in Microsoft Save as PDF or XPS cho bộ Office tại địa chỉ: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=en

Tiếp theo, nếu muốn xuất các tài liệu Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, hay Word sang chuẩn XPS thì bấm vào Office Button, chọn Save As... > PDF or XPS. Sau đó, chọn nơi lưu file và thiết lập cho file theo chế độ chuẩn (Standard) hay nén lại để có dung lượng nhỏ (Minnimum sise), bấm Publish.

Chú ý: tùy theo mục đích mà bạn chọn kiểu xuất, nếu để gừi cho bạn bè qua email hay chia sẻ trực tuyến thì bạn nên nén file càng nhỏ càng tốt. Add-in này không những tiện lợi cho việc xuất file XPS một cách nhanh chóng mà còn giúp bạn lưu trực tiếp các file của MS Office sang dạng PDF, không cần bất cứ một chương trình chuyển đổi nào.
Cách xem tài liệu định dạng XPS Đối với Windows Vista, bạn có thể xem ngay được dạng XPS mà không cần cài thêm bất cứ gì bởi chương trình XPS Viewer được tích hợp sẵn. Riêng Windows XP, để xem được bạn cần tải về và cài đặt Microsoft .NET 3.0 để có được phần mềm Microsoft XPS Viewer hoặc tải gói hỗ trợ XPS nhỏ gọn XPS Essentials Pack tại tại địa chỉ: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=b8dcffdd-e3a5-44cc-8021-7649fd37ffee&displaylang=en

Hiện tại có 2 chương trình đọc được dạng XPS, gồm:
- XPS Viewer: tích hợp trong Windows Vista và Microsoft .NET 3.0, giao diện giống Internet Explorer nhưng bổ sung những tính năng mới, hỗ trợ tốt việc đọc và quản lý tài liệu điện tử.
- XPS Viewer EP: trong gói XPS Essentials Pack, giao diện đơn giản nhưng có khá nhiều chức năng: hiển thị văn bản 3D, tìm kiếm, in ấn, phóng to thu nhỏ khá đẹp mắt.

Ưu điểm của định dạng XPS
Các tài liệu XPS hỗ trợ mạnh mẽ và đầy đủ nhất việc hiển thị hình ảnh và nét chữ với độ trung thực cao (high-fidelity). Dù tài liệu được phóng lớn lên với bất kỳ tỉ lệ nào, các thành phần văn bản luôn được hiển thị rõ ràng, sắc nét và chính xác. XPS là một chuẩn tiềm năng cho thế hệ tài liệu điện tử mới mà Microsoft đưa ra, có thể thay thế hoàn toàn cho các chuẩn sách điện tử hiện nay, mà đại diện là Adobe PDF.